Kế hoạch di chuyển văn phòng là bước quan trọng nhất giúp bạn có thể thực hiện công việc trơn tru. Bất cứ một việc gì cũng cần lập kế hoạch cụ thể giúp dễ hình dung ra công việc cần làm. Bài viết hôm nay mà Chuyển Nhà Nhanh mang đến sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình lập kế hoạch này.
Chi tiết kế hoạch di chuyển văn phòng
Kế hoạch di chuyển văn phòng là yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Cần phải lập kế hoạch ngay từ khi có ý định chuyển đến văn phòng mới. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được tốt đa chi phí cũng như đảm bảo an toàn cho các loại giấy tờ cùng trang thiết bị. Công việc của nhân viên và công ty cũng sẽ không gặp gián đoạn.
Lên kế hoạch sơ bộ
Theo kinh nghiệm, nên lập kế hoạch từ sớm và cụ thể là khoảng 6 tháng trước khi chuyển đi. Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, kế hoạch có thể được hoàn thành trước cả năm. Do vậy, ngay từ khi nhận được thông báo về việc chuyển địa điểm, những người có trách nhiệm phải lên kế hoạch ngay.
Các phần của bản kế hoạch ban đầu sẽ bao gồm:
- Những đầu việc lớn cần phải làm
- Nhiệm vụ của từng cá nhân
- Mất bao lâu để việc đó hoàn thành
Phân chia việc cho từng người
Đầu tiên, cần chỉ định người đứng ra để quản lý, giám sát toàn bộ công việc. Hiểu đơn giản, nhiệm vụ của người này sẽ giống một điều phối viên, đảm bảo mọi người phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng.
Mọi công việc đều sẽ vận hành theo sự điều khiển của họ, ai cũng phải nghe theo chỉ dẫn. Do đó cần phải tìm một người có khả năng lãnh đạo, quản lý thời gian tốt. Là người đại diện cho công ty để sắp xếp nhân sự, phân bổ công việc cần làm khi chuyển dời văn phòng.
Sẽ có các trưởng nhóm phối hợp cùng người điều phối để theo dõi công việc từng nhóm và đảm bảo không có gì còn sót lại. Dưới sự chỉ đạo điều phối viên, các trưởng nhóm sẽ xác định trình tự công việc, phân công cho cấp nhỏ hơn và đưa ra thời hạn hoàn thành.
Xác định thời gian và ngân sách cần có
Cùng nhau tìm hiểu về các hợp đồng thuê văn phòng hiện tại của bạn hết hạn khi nào. Điều này nên làm ngay trước khi bắt đầu tạo lịch biểu, sau đó chọn cộng tác chuyển đổi ngày tháng. Sau đó hãy đặt ra thời gian cụ thể hơn cho từng hạng mục nhỏ. Dự trù tổng thời gian cần thiết để sắp xếp và di chuyển đồ đạc.
Đồng thời, công ty cũng nên thông báo trước cho nhân viên về kế hoạch chuyển địa điểm làm việc. Nếu phải chuyển sang một nơi khác cách quá xa thì nên lắng nghe ý kiến của nhân viên để đưa ra các phương án di dời hợp lý nhất.
Ngân sách phải chi sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một công ty có quy mô càng lớn thì lại càng tốn nhiều chi phí hơn. Tuy nhiên bạn cũng phải dự trù khoản gọi là bảo hiểm khi di chuyển, có thể dùng cho những trương hợp vật dụng bị thất thoát, hư hỏng trên đường di chuyển.
Khi thuê trọn gói thì có thể tiết kiệm đi một vài khoản. Tất cả công việc từ lên kế hoạch, phân bổ thời gian, đóng thùng cho đồ đạc,… đều hết sức nhanh gọn. Suốt quá trình vận chuyển luôn được hỗ trợ hết sức tận tình.
Công ty cũng phải chọn ngày chuyển văn phòng hợp mệnh với giám đốc, lãnh đạo nếu muốn công việc kinh doanh phát triển hơn tại nơi mới. Vào ngày chuyển đến, cũng phải thực hiện một lễ cúng chuyển văn phòng mới để thông báo với Thổ địa, Thần linh về sự hiện diện của mình. Có như vậy mới nhận được nhiều may mắn, thu thêm nhiều tài lộc.
Lên danh sách đồ sẽ đem đi
Trong quá trình vận chuyển, các vật dụng có thể bị thất lạc. Ngoài ra, người trực tiếp giám sát nếu phải để ý quá nhiều đồ sẽ không đủ thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng đôi khi cũng để xảy ra thất thoát. Vì vậy, bạn nên giao việc này cho từng bộ phận kiểm tra, sau đó người quản lý sẽ có trách nhiệm di chuyển khối lượng hàng hóa đến địa chỉ mới và bàn giao cho từng bộ phận theo quy định.
Những món đồ đã quá cũ, đồ để trong kho lâu ngày nên được thanh lý hết để bớt chiếm dụng không gian. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm thời gian vận chuyển. Hơn nữa, từ việc thanh lý bạn sẽ có một tài khoản nhỏ, từ đó bạn có thể mua những món thay thế phù hợp với kiến trúc văn phòng mới hơn.
Thiết kế không gian cho văn phòng mới
Liên hệ với các đơn vị thiết kế để phác thảo cách bố trí địa điểm mới gồm không gian sinh hoạt chung, phòng họp, nơi làm việc,… Đây là lúc thích hợp để đặt ra và hoàn thiện các vấn đề để bạn không mất thời gian thực hiện. Một phương án sắp xếp văn phòng mới hoàn chỉnh – chi tiết sẽ giải quyết được những vấn đề này.
Tiếp theo, cung cấp bản sao kế hoạch sắp xếp của bạn cho các bộ phận liên quan: nhóm, nhóm chức năng trong công ty, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp và nhà xây dựng, điện, chiếu sáng,…
Kết luận
Trên đây là những phần nhất định phải có trong kế hoạch di chuyển văn phòng. Chuyển Nhà Nhanh hiện cung cấp cho bạn mọi giải pháp cần thiết khi có kế hoạch chuyển văn phòng công ty. Hãy liên hệ để được nhân viên tư vấn và báo giá theo đúng nhu cầu nhé!