Thủ tục chuyển văn phòng công ty không hề dễ dàng. Đặc biệt, nếu lần đầu tiên thực hiện doanh nghiệp lại càng có nhiều vấn đề cần quan tâm. Hãy xem một số gợi ý sau đây của Chuyển Nhà Nhanh để có phương án xử lý tốt hơn nhé!
Các bước thực hiện thủ tục chuyển văn phòng công ty dễ dàng
Chuyển văn phòng cần làm gì? Chìa khóa để chuyển văn phòng thành công là lập kế hoạch cho quá trình vận chuyển từ đầu đến cuối. Cách tốt nhất để làm điều đó là lập một kế hoạch chi tiết. Bạn có thể làm theo các bước Chuyển Nhà Nhanh gợi ý như sau:
1. Lên kế hoạch chuyển dời
Hầu hết khi chuyển văn phòng đều được lên kế hoạch trước sáu tháng, bởi vì nó có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vạch ra những công việc cần thiết để hoàn thành một bước chuyển nhà thành công.
- Chỉ định ai phụ trách việc di dời.
- Xác định những người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ.
- Đặt thời hạn cho thời điểm phải hoàn thành nhiệm vụ.
2. Quyết định người phụ trách
Chỉ định một người làm điều phối viên vận chuyển tại văn phòng. Người này sẽ phải chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của việc di chuyển. Vì vậy, hãy chọn một người có kỹ năng tổ chức đặc biệt, có thẩm quyền đại diện cho công ty và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý tất cả các quyết định vào phút cuối khi di chuyển .
3. Chọn một đội nhóm phối hợp với điều phối viên
Nhóm chuyển văn phòng sẽ làm việc chặt chẽ với điều phối viên chuyển văn phòng để xem toàn bộ văn phòng của bạn và đảm bảo không có gì bị sai sót. Dưới sự hướng dẫn của điều phối viên chuyển nhà tại văn phòng, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:
- Liệt kê các công việc đang di chuyển
- Xác định trình tự của chúng
- Phân công trách nhiệm
- Đặt ngày mục tiêu
Nhóm chuyển nhà của bạn nên bao gồm những người hiểu biết về quy trình làm việc, trách nhiệm của các nhân viên và phòng ban khác nhau, thiết bị dùng chung, yêu cầu về không gian, công nghệ văn phòng.
Đối với kỹ thuật văn phòng, hãy chọn một nhân viên có chuyên môn để đảm bảo tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và các công nghệ hàng ngày khác được đóng gói phù hợp.
4. Đặt thời gian biểu
Làm thủ tục chuyển văn phòng kỹ càng hơn bằng cách tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê hiện tại của bạn chấm dứt trước khi bạn bắt đầu tạo lịch trình, sau đó chọn ngày chuyển nhà bạn muốn. Sau khi chọn ngày chuyển nhà, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu các thông tin chi tiết, chẳng hạn như thời gian xây mới hoặc cải tạo văn phòng mới của bạn sẽ mất bao lâu.
Khi bạn đang tạo một lịch trình, hãy đảm bảo rằng đã bao gồm thời gian để dọn đi, cũng như có đủ thời gian để thiết lập đồ dùng tại văn phòng mới. Thêm bộ đệm để giải quyết bất kỳ sự cố kỹ thuật nào có thể làm chậm quá trình.
5. Tạo ngân sách
Ngân sách di dời của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô văn phòng, dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn thuê (chẳng hạn như dịch vụ chuyển nhà trọn gói hoặc quy hoạch không gian văn phòng).
Tất cả chi phí bao gồm việc liệu bạn có dự định nâng cấp thiết bị và nội thất văn phòng của mình hay không.
6. Lập kế hoạch cho văn phòng mới của bạn
Kế hoạch vận chuyển của bạn nên bao gồm kế hoạch di dời tùy chỉnh cho không gian văn phòng, có tính đến những thứ như số lượng nhân viên, loại máy móc sẽ sử dụng và số lượng thiết bị bạn có. Kế hoạch vận chuyển văn phòng nên bao gồm:
Sơ đồ mặt bằng cho không gian mới, hiển thị vị trí của đồ nội thất, không gian làm việc, không gian chung, thiết bị văn phòng… Đây là cơ hội tuyệt vời để xác định bất kỳ vấn đề nào với không gian làm việc hiện tại.
Cung cấp một bản sao sơ đồ mặt bằng của bạn cho công ty chuyển nhà, nhóm CNTT, nhà thầu dữ liệu và hệ thống dây điện, nhà cung cấp đồ nội thất, thợ điện và kỹ thuật viên cũng như nhân viên.
Bản kiểm kê đồ đạc và thiết bị hiện có: Đây là lúc bạn nên quyết định những gì sẽ chuyển đến không gian mới và những gì sẽ được thay thế.
7. Nhờ sự tư vấn của đơn vị chuyển văn phòng
Đối với việc chuyển văn phòng nếu yêu cầu tất cả nhân viên của bạn phải vận chuyển có thể sẽ gặp khó khăn vì họ không có chuyên môn. Hãy làm việc với một đối tác chuyển nhà có kinh nghiệm để hỗ trợ di chuyển trong khu dân cư và vận chuyển đường dài.
Họ có thể đơn giản hóa quá trình chuyển văn phòng công ty . Thêm vào đó, cung cấp cho nhân viên một giải pháp có thể làm cho quá trình chuyển đổi bớt căng thẳng hơn đối với họ.
Từ việc di dời nhân viên của bạn đến đóng gói đồ đạc và thiết bị văn phòng, Chuyển Nhà Nhanh có thể giúp bạn. Chúng tôi có chuyên môn để giúp bạn tạo ra một giải pháp vận chuyển phù hợp cho nhu cầu của bạn, bao gồm vận chuyển một cách an toàn và chắc chắn các tủ tài liệu, hồ sơ…
Kết luận
Bạn có đang cần đơn vị vận chuyển trọn gói cho văn phòng? Liên hệ với Chuyển Nhà Nhanh để được hỗ trợ tư vấn thủ tục chuyển văn phòng công ty một cách dễ dàng nhé!